20.-21. Juni 2018

Wissenswerkstatt - E-Rechnung für Hochschulen

Die Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU schreitet voran. Hochschulen müssen bis zum 18. April 2020 in der Lage sein, strukturierte elektronische Rechnungen zu verarbeiten. Mit der speziell auf die Bedürfnisse von Hochschulen ausgerichteten myconsult Wissenswerkstatt 'E-Rechnung für Hochschulen' unterstützen wir Sie bei der Vorbereitung auf diese wichtige Aufgabe. Fachvertreterinnen und Fachvertreter aus Hochschulen, Umsetzungsexperten, Lösungsanbieter und Rechtsexperten stellen aktuelle Entwicklungen, Best Practices und Erfahrungen vor und bieten Gelegenheit zum Erfahrungsaustausch und zur Diskussion. Es erwartet Sie eine Veranstaltung mit spannenden Ein- und zukunftsweisenden Ausblicken!

Die myconsult Wissenswerkstatt beginnt in

Über die myconsult Wissenswerkstatt – Fokus E-Rechnung

Die Bundesländer sind aufgerufen mit Gesetzgebungen auf die EU-Richtlinie 2014/55/EU zu reagieren. Während auf Bundesebene gesetzgeberisch einiges passiert ist, sind für Hochschulen als subzentrale öffentliche Auftraggeber noch viele Fragen offen. Es fehlen kreative Veranstaltungsformate, welche gezielt auf den Bedarf der Hochschulen eingehen und spezifische Fragen beantworten.

Die myconsult Wissenswerkstatt möchte hier Aufklärung betreiben und bringt Hochschulvertreter, Systemanbieter, Rechts- und Umsetzungsexperten in einem überschaubaren Rahmen zusammen. Mit Vorträgen, inhaltlichen Diskussionen und Beteiligungsformaten sollen sich die Teilnehmer in einer kreativen Atmosphäre auf die nächsten Schritte für eine erfolgreiche zukünftige Verarbeitung elektronischer Eingangsrechnungen vorbereiten. Das Werkstattformat hat den Anspruch nicht nur einseitiger Informationsgeber zu sein, sondern soll einen dialogischen Prozess fördern, in welchem die Teilnehmer voneinander lernen und Fragen mit Fachexperten diskutieren können. Dafür haben wir uns für einen überschaubaren aber besonderen Raum entschieden, welcher durch seine Start-Up-Mentalität dazu auffordert, alte Wege zu verlassen und sich mit frischen Ideen und neuen Vorstellungen zu versorgen.

mycon…wer?

Die myconsult GmbH arbeitet seit 15 Jahren intensiv mit Hochschulen und Forschungseinrichtungen in unterschiedlichen Projektkontexten zusammen und unterstützt ihre Kunden immer wieder partnerschaftlich bei der Auswahl und Einführung von IT-Systemen und in tiefgreifenden Organisationsentwicklungsprojekten. Wir fördern neues Denken und lieben den Dialog mit unseren Kunden und Partnern.

Tagungsprogramm

Unser Programm der Wissenswerkstatt 'E-Rechnung für Hochschulen'

ab 19:00 UhrRestaurant Falada in der GRIMM WELT
Get Together
Get Together

Vorabendveranstaltung

Am Abend vor der Veranstaltung laden wir Sie zu einem ersten Erfahrungsaustausch ein. In ungezwungener Atmosphäre haben Sie die Möglichkeit, sich mit weiteren Teilnehmern beim Get Together auszutauschen und zu vernetzen. Ab 19:00 Uhr findet im Restaurant Falada in der GRIMM WELT ein gemeinsames Abendessen mit Bierverkostung der Kasseler Kreativbier-Brauerei Steckenpferd  statt.
08:30 - 09:00 UhrNeue Denkerei Kassel

Registrierung und Willkommens-Imbiss

09:00 - 09:15 Uhr
Kai Dornseiff
Kai Dornseiff

Geschäftsführer, myconsult GmbH

Begrüßung und Einstimmung

09:15 - 09:55 Uhr
Dr. Benjamin Klein
Dr. Benjamin Klein

Rechtsanwalt und Partner, HFK Rechtsanwälte LLP

Rechtliche Aspekte der E-Rechnung

Die E-Rechnung kommt, aber was bedeutet das konkret im Hochschulsektor? Die Rechtslage ist unübersichtlich und verworren. Der Vortrag gibt einen Überblick über die rechtlichen Vorgaben sowie den Stand der Gesetzgebung und bringt so Licht ins Dunkel zu den drängendsten Fragen: Was genau gilt eigentlich und was muss wann getan werden? Welche ganz konkreten Auswirkungen haben die neuen Regelungen im Hochschulbereich? Ein ergänzender Überblick über vergaberechtliche Aspekte zeigt praxisnah auf, wie man ein E-Rechnungsverarbeitungssystem rechtssicher ausschreibt, vor allem aber wie man im Rahmen des „starren“ Vergaberechts ein System beschafft, das sich in die hochschuleigene System- und Prozessumgebung einfügt. Das Kennen und Nutzen von Spielräumen ist der Schlüssel zum Erfolg.
10:00 - 10:40 Uhr
Frank Klapper
Frank Klapper

Dezernent für Informationsmanagement und Hochschulentwicklung an der Universität Bielefeld

Funktionsweise und Umsetzung der E-Rechnung

In diesem Vortrag wird zunächst die Motivation für die Einführung der E-Rechnung dargestellt. Anschließend werden technische und prozessuale Rahmenbedingungen für E-Rechnungen beleuchtet. Ein besonderer Fokus wird dabei auf den Prozessblock „Zugang“, dem Weg der E-Rechnung in die Hochschule hinein, gelegt. Weitere ausgewählte Aspekte der elektronischen Rechnungsverarbeitung werden am Beispiel des digitalen Rechnungsworkflows der Universität Bielefeld erläutert.
20 Minuten

Kaffeepause und Networking

11:00 - 11:40 Uhr
Christian Breiholz
Christian Breiholz

Bereichsleiter Produktmanagement xSuite®, WMD Group GmbH

Was XRechnung und xSuite® von WMD gemeinsam haben

Im Vortrag werden die Potenziale der E-Rechnung erläutert und es wird ein Lösungsweg aufgezeigt, der die erfolgreiche Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU anhand von Beispielen aus der Praxis beschreibt. Mit der WMD-Produktlinie xSuite® erfolgt die automatisierte Rechnungsannahme und digitale Weiterverarbeitung innerhalb von SAP ERP. Speziell für öffentliche Auftraggeber, wie z. B. Universitäten und Hochschulen, hat WMD eine SAP-integrierte Lösung entwickelt, die im Standard bereits die Logik der Module SAP FI / MM sowie SAP PSM (für das Finanzwesen mit Kreditorenbuchhaltung) berücksichtigt. Bestandteil ist die transaktionssichere Rechnungsverarbeitung per Papier, E-Mail sowie E-Rechnungen in den Formaten XRechnung, ZUGFeRD sowie weiteren XML-Formaten.
11:45 - 12:25 Uhr
Susanne Schindewolf-Kramm
Susanne Schindewolf-Kramm

Leiterin Finanzbuchhaltung Steuern, Universität Kassel

Eine Idee lernt laufen! Die Einführung des digitalen Rechnungseingangs an der Universität Kassel

Die Buchhaltung hat zum Jahresende keine Vorstellung von den unterwegs befindlichen Rechnungen, es gibt hohe Skontoverluste aufgrund langer Postwege und irgendwo am Horizont stehen Verordnungen, die irgendwann umgesetzt werden müssen. Vor diesem Hintergrund hat sich die Finanzabteilung der Universität Kassel mit dem Thema digitaler Rechnungseingang beschäftigt und war plötzlich mitten drin. Über die Entwicklung dieses Themas und die damit verbundene Einführung des digitalen Rechnungseingangs an der Universität Kassel handelt dieser Vortrag.
60 Minuten

Mittagessen und Networking

13:25 - 14:05 Uhr
Karl-Heinz Kühlkamp
Karl-Heinz Kühlkamp

Vertrieb d.velop

In 40 Minuten zur digitalen Lösung Ihres Eingangsrechnungsprozesses

Erfahren Sie in diesem Vortrag, wie Sie Ihre Eingangsrechnungen digitalisieren und welche Voraussetzungen Sie hierfür erfüllen sollten. Erleben Sie, welches Einsparpotenzial die Einführung einer elektronischen Rechnungserfassung für Sie bereithält und welche weiteren Vorteile bestehen.
14:10 - 14:50 Uhr
Wolfgang Roidl
Wolfgang Roidl

Seniorberater, myconsult GmbH

Die E-Rechnung – ein Auslöser auf dem Weg zu einer digitalen Hochschule

Hochschulen empfangen – abhängig ihrer Größe – mehrere hundert Rechnungsbelege am Tag. Der unterschiedlich organisierte Eingang dieser Rechnungen, die sich anschließende rechtskonforme Verarbeitung innerhalb der Organisationen und ihre spätere Archivierung stellen einen erheblichen personellen und infrastrukturellen Aufwand für die Hochschulen dar. Die Verarbeitungspflicht von eingehenden E-Rechnungen bringt nun eine Vielzahl von organisatorischen und technischen Änderungsanforderungen mit sich. Auswahl und Beschaffungen von IT-Unterstützungen, Anbindung an bestehende Fachverfahren, in Teilen fundamentale Änderungen der gewohnten Abläufe und der damit verbundene kulturelle Wandel – das sind nur einige der mit der Umsetzungspflicht einhergehenden Aufgaben, welche die Hochschulen bewältigen müssen. Die myconsult GmbH berät deutschlandweit Hochschulen in diesen Fragstellungen und gewährt im Vortrag Einblicke in die größten Herausforderungen der Hochschulen und zeigt Lösungsansätze auf, um die Organisation erfolgreich prozessual und technisch für die Aufgabe vorzubereiten.
20 Minuten

Kaffeepause und Networking

15:10 - 15:50 Uhr
Jürgen Schwestka
Jürgen Schwestka

IT-Auditor, Associate Partner, Rödl & Partner GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft

Revisionssicherheit von Archivsystemen: Verfahrensdokumentationen als wichtiger Nachweis

Zum Nachweis der Revisionssicherheit von Archivsystemen benötigt man v.a. drei Bestandteile:
  • Verfahrensdokumentation
  • Prozesse zur Sicherstellung der Vollständigkeit und Richtigkeit der Belege
  • Ein System zur Sicherstellung der Verfügbarkeit und Unveränderbarkeit der Belege im Archiv.
Der Verfahrensdokumentation kommt dabei eine große Bedeutung zu, da sich ein sachverständiger Dritter mit ihr ein Bild der Systeme, Abläufe und Kontrollen machen können soll. Doch was genau sind die Bestandteile einer Verfahrensdokumentation? Wie genau muss sie sein? Und was unterscheidet die Verfahrensdokumentationen nach GoBD, BSI TR-03138 Ersetzendes Scannen (RESISCAN) oder dem Verständnis des IDW zur Bestätigung der Revisionssicherheit nach IDW RS FAIT 3? Der Vortrag soll Ihnen Ansatzpunkte für die Erstellung einer ordnungsgemäßen Dokumentation liefern, um das Risiko eines Verwerfens der Buchführung zu vermeiden.
15:55 - 16:30 Uhr
Kai Dornseiff
Kai Dornseiff

Geschäftsführer, myconsult GmbH

Zusammenfassung der wichtigsten Erkenntnisse und Ausblick

Unsere Referenten

Unsere namhaften Referenten aus Hochschule und Wirtschaft

  • Dornseiff

    Kai

    Dornseiff

    Kai Dornseiff ist Geschäftsführer der myconsult GmbH. Als Seniorberater und Projektmanager verfügt er über 13 Jahre Erfahrung bei der Durchführung von Reorganisations- und IT-Projekten in Hochschulen. Für den Umsetzungsexperten der elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung steht die fachliche Unterstützung bei der Vorbereitung zur Auswahl eines geeigneten Systemanbieters unter Berücksichtigung innovativer Projektmanagementansätze, einer konsequenten Prozess- und Organisationsanalyse sowie einer Sicherstellung sinnvoller Einführungsstrategien zur Gestaltung und Veränderung von Organisationen stets im Fokus seines Handelns. Seine tiefgreifende fachliche Erfahrung hinsichtlich der Strukturen und Prozesse in Hochschulen sowie der aktuellen Verfahren zur Verarbeitung elektronischer Eingangsrechnungen und anderer elektronischer Akten setzt er aktuell in verschiedenen Kundenprojekten erfolgreich ein.

  • Roidl

    Wolfgang

    Roidl

    Wolfgang Roidl ist Seniorberater der myconsult GmbH und verfügt aufgrund seiner langjährigen Tätigkeit in der universitären Verwaltung über umfangreiche Kenntnisse hinsichtlich der Strukturen und Prozesse an Hochschulen. Als Expertenberater der myconsult GmbH im Bereich E-Rechnung zählen neben der Analyse und Gestaltung IT-gestützter Prozesse, die prozessbasierte und produktneutrale Anforderungsspezifikation und Lastenhefterstellung sowie die System- und Anbieterauswahl im Rahmen von öffentlichen Vergabeverfahren an Hochschulen zu seinen Arbeitsschwerpunkten. Aktuell ist er für die Einführung der elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung in mehreren Kundenprojekten verantwortlich.

  • Dr. Klein

    Benjamin

    Dr. Klein

    Dr. Benjamin Klein ist spezialisiert auf die vergabe- und vertragsrechtliche Begleitung öffentlicher Auftraggeber bei Beschaffungsvorhaben. Verfügt über besondere Expertise bei komplexen IT-Vergaben, insbesondere auch im Hochschulsektor bei der Ausschreibung und Einführung von Campusmanagementsystemen und weiß daher, welche Herausforderungen bei der Einführung von E-Rechungsverarbeitungsystemen rechtlich und organisatorisch in Hochschulen zu meistern sind.

  • Kühlkamp

    Karl-Heinz

    Kühlkamp

    Karl-Heinz Kühlkamp ist bei der d.velop AG zuständig für den Vertrieb der d.velop Lösungen für die Unterstützung dokumentenlastiger Prozesse bei SAP-Kunden. Hierbei liegt sein Schwerpunkt auf der Beratung sogenannter „Purchase-to-Pay“-Prozesse – der Digitalisierung der Unternehmensabläufe von der Beschaffung über die Lieferung bis zur automatisierten Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Herr Kühlkamp ist seit 25 Jahren im Vertrieb erklärungsbedürftiger Unternehmenssoftware und seit 12 Jahren im Umfeld von ECM-Lösungen (Archivierung, Dokumenten Management und Workflow) tätig.

  • Breiholz

    Christian

    Breiholz

    Christian Breiholz verantwortet bei der WMD Group aus Ahrensburg, einem Technologieanbieter in Sachen digitale Geschäftsprozesse, das Produktmanagement und Produktmarketing für die WMD-eigene Produktlinie xSuite®. Bereits seit 12 Jahren im Unternehmen, hat Herr Breiholz die Entwicklung der Produktlinie maßgeblich mit geprägt und gilt als Spezialist, wenn es um Branchenausprägungen oder Spezialanwendungen geht. Für das Thema E-Rechnung und die Verarbeitung der unterschiedlichsten Rechnungsformate ist er im Hause WMD der verantwortliche, federführende Kopf.

  • Schwestka

    Jürgen

    Schwestka

    Jürgen Schwestka arbeitet seit dem Jahr 2005 bei Rödl & Partner im Team Assurance & IT-Audit. Herr Schwestka ist Dipl.-Kaufmann mit dem Schwerpunkt Wirtschaftsinformatik und hat im Laufe seiner beruflichen Tätigkeit zahlreiche IT-Zertifizierungen erworben. Einer der Schwerpunkte seiner Tätigkeit ist die Prüfung der Revisionssicherheit von Archivsystemen sowie der Ordnungsmäßigkeit der Rechnungsverarbeitung. Dabei arbeiten klassische Unternehmensberater, Steuerberater, Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfer im Team, um dem Mandanten das beste Prüfungs- und Beratungsergebnis zu ermöglichen.

  • Klapper

    Frank

    Klapper

    Frank Klapper leitet das Dezernat für Informationsmanagement und Hochschulentwicklung an der Universität Bielefeld. Zu seinem Verantwortungsbereich gehört die Digitalisierung der universitären Unterstützungsprozesse. Die Universität Bielefeld hat bereits 2010 einen zentralen Rechnungseingang und einen digitalen Rechnungsworkflow auf der Basis von SAP und WMD xflow eingeführt. Als nächster Schritt ist eine weitergehende Prozessoptimierung unter Nutzung neuer Softwarefunktionalitäten sowie die Vorbereitung auf die E-Rechnung geplant. Frank Klapper ist darüber hinaus in der Digitalen Hochschule NRW (DH-NRW) aktiv. Er ist Sprecher des Programmausschusses der DH-NRW und leitet die Steuerungsgruppe, die sich mit der Zusammenarbeit von Hochschulen und Land bei der gemeinsamen Nutzung von Fachverfahren befasst. Dies ist insbesondere für die Zugangskomponente für den Empfang von E-Rechnungen relevant.

  • Schindewolff-Kramm

    Susanne

    Schindewolff-Kramm

    Susanne Schindewolf-Kramm leitet seit Juli 2015 die Finanzbuchhaltung mit dem Sachgebiet Steuern der Universität Kassel. Im Dezember 2016 hat sie dort die Projektleitung für die Einführung des digitalen Rechnungseingangs übernommen. Darüber hinaus arbeitet Frau Schindewolf-Kramm in einem Gremium der hessischen Hochschulen, um gemeinsam den digitalen Rechnungseingang einzuführen.

Sie wollen an der Veranstaltung teilnehmen?

Melden Sie sich zu unserer Wissenswerkstatt bitte verbindlich bis spätestens 6. Juni 2018 an.
Bitte beachten Sie, dass nur ein begrenztes Kontingent an freien Plätzen zur Verfügung steht. Daher wird die Reihenfolge der Anmeldungen entscheidend sein.

Teilnahmegebühr: 99,00 € pro Person (zzgl. MwSt.)

Partner und Sponsoren

Besuchen Sie unsere Sponsoren und kommen Sie mit Experten und Dienstleistern aus der Branche in Kontakt! Über einen Klick auf das Logo gelangen Sie zu den Webseiten unserer Partner und Sponsoren.

Wir helfen Unternehmen und Organisationen dabei, ihr ganzes Potenzial zu entfalten, indem wir digitale Dienste bereitstellen, die Menschen miteinander verbinden, sowie Abläufe und Vorgänge umfassend vereinfachen und neugestalten.

Die 1992 gegründete d.velop AG entwickelt und vermarktet Software zur durchgängigen Digitalisierung von Geschäftsprozessen und branchenspezifischen Fachverfahren. Mit der Ausweitung des etablierten ECM-Portfolios rund um Dokumentenmanagement, Archivierung und Workflows auf mobile Apps sowie standardisierte und Custom-SaaS-Lösungen bietet der Software-Hersteller auch Managed Services an. Ein starkes, international agierendes Netzwerk aus spezialisierten Partnern macht d.velop Enterprise Content Services weltweit verfügbar.

Fakten:

  • 7500 Kunden in der d.velop Gruppe
  • 400 Beschäftigte
  • 25 Jahre ECM-Erfahrung
  • 150 Partner im d.velop competence network

Die WMD Group – gegründet 1994 – ist ein global tätiges Technologieunternehmen, dass sich auf die durchgängige Digitalisierung von Geschäftsprozessen (z. B. Rechnungsprüfung und Beschaffungswesen) spezialisiert hat. Die WMD-eigene Produktlinie xSuite® lässt sich flexibel an bestehende Systeme anbinden und bildet den Lebenszyklus eines Dokuments von der Erfassung bis zur Archivierung ab.

Für öffentliche Auftraggeber, wie z. B. Universitäten und Hochschulen, hat WMD eine SAP-integrierte Lösung für die elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung entwickelt, unter Berücksichtigung der Module SAP FI/MM und SAP PSM  (Finanzwesen mit Kreditorenbuchhaltung). Bestandteil ist die transaktionssichere Rechnungsverarbeitung per Papier, E-Mail sowie E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD, weitere XML-Formate).

Fakten:

  • Mehr als 1000 realisierte Projekte, über 600 im Umfeld SAP ERP
  • Seit 24 Jahren Beratungs- und Projektkompetenz
  • Firmensitze in Deutschland, Dänemark, den Niederlanden, Singapur, der Slowakei, Spanien und den USA
  • 170 Beschäftigte
  • Über 29 Mio. Umsatz in 2017

Über den Veranstalter

myconsult GmbH

Die myconsult GmbH ist ein aufstrebendes, mittelständisches und deutschlandweit agierendes Beratungsunternehmen. Als kompetenter Partner für ganzheitliche Organisations- und Prozessentwicklung, der Auswahl und Einführung von IT-Anwendungssystemen sowie Softwareentwicklung unterstützen wir unsere Kunden seit mehr als 15 Jahren bedürfnisgerecht mit professionellen Beratungsleistungen. Ausgezeichnet mit dem „Top Consultant“-Siegel für den Mittelstand im Jahr 2015 kann das Unternehmen somit auf eine langjährige Beratungsexpertise und -erfahrung zurückgreifen.

 

Das Beratungsspektrum der myconsult GmbH reicht…
  • von der strategischen Beratung einzelner Organisationseinheiten
  • über die Begleitung organisatorischer Veränderungsprozesse,
  • das Management von komplexen IT-und Reorganisationsprojekten,
  • die professionelle Beratung im Kontext der Digitalisierung,
  • die Expertenberatung hinsichtlich der aktuellen Verfahren zur Verarbeitung elektronischer Eingangsrechnungen und anderer elektronischer Akten,
  • die Übernahme des ganzheitlichen Projektmanagements (Agiles Projektmanagement, Multiprojektmanagement, Interimsprojektmanagement),
  • die Konzeption und Durchführung individueller Personalentwicklungsmaßnahmen
  • bis hin zur inhaltlichen und organisatorischen Begleitung von Kooperationsprojekten.

Übernachtung und Anreise

Planen Sie Ihren Aufenthalt.

Haben Sie Fragen? Frauke Greco von myconsult beantwortet sie gerne.

Telefon + 49 5258 93777-0

E-Mail events@myconsult.de

Als moderner und außergewöhnlicher Veranstaltungsort im Herzen Deutschlands, mitten in Kassel, bietet die NEUE DENKEREI eine perfekte Anbindung. Egal ob Zug, Straßenbahn, Auto oder Flugzeug.

Veranstaltungsort

Neue Denkerei

Friedrichsstraße 28

34117 Kassel

Vorabendveranstaltung

Restaurant Falada

Weinbergstraße 21

34117 Kassel

Übernachtungsmöglichkeiten

Wir empfehlen Ihnen sich frühzeitig um Ihre Übernachtung in Kassel zu kümmern. Für unsere Tagungsgäste haben wir Zimmerkontigente in verschiedenen Kasseler Hotels reserviert. Ab sofort haben Sie die Möglichkeit, Ihr Zimmer unter Verwendung des Kennworts „myconsult“ zu buchen.
  • Days Inn Kassel Hessenland (3 Sterne)
  • Best Western Plus Hotel Kassel (4 Sterne)
  • Renthof Kassel (4 Sterne)

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